يشير التحكم في المستندات إلى الإدارة المنهجية للمستندات في المؤسسة لضمان إنشائها ومراجعتها والموافقة عليها وصيانتها بطريقة متسقة ومتوافقة. تعتبر هذه العملية ضرورية للمؤسسات، وخاصة تلك العاملة في الصناعات الخاضعة للتنظيم، لأنها تساعد على ضمان أن تكون جميع المستندات دقيقة وحديثة ويمكن للموظفين المعتمدين الوصول إليها.
تشمل الجوانب الرئيسية للتحكم في المستندات ما يلي:
التحكم في الإصدار: تتبع الإصدارات المختلفة من المستندات للتأكد من أن الجميع يستخدمون أحدث المعلومات وأكثرها صحة.
إدارة الوصول: تحديد من يمكنه إنشاء المستندات أو تحريرها أو عرضها أو حذفها، مما يضمن حماية المعلومات الحساسة.
عمليات الموافقة: وضع بروتوكولات لمراجعة الوثائق والموافقة عليها قبل إصدارها أو نشرها.
الاحتفاظ بالمستندات: وضع السياسات الخاصة بمدة الاحتفاظ بالمستندات ومتى يجب أرشفتها أو التخلص منها.
مسارات التدقيق: الاحتفاظ بسجلات لمن أجرى تغييرات على المستند، ومتى، وما هي تلك التغييرات، لضمان المساءلة وإمكانية التتبع.
التدريب: تزويد الموظفين بالتدريب اللازم على إجراءات وأدوات مراقبة الوثائق لضمان الامتثال.
الامتثال: التأكد من أن جميع ممارسات مراقبة المستندات تلتزم بالقوانين واللوائح ومعايير الصناعة ذات الصلة.
يمكن أن تكون أنظمة التحكم في المستندات يدوية، باستخدام النماذج الورقية والملفات المادية، أو رقمية، باستخدام برامج إدارة المستندات المتخصصة لأتمتة العملية وتبسيطها او الكترونية مثل ساس بوليسي
